Wie reichen Mitarbeitende Rechnungen bei der bKV ein?
Die Rechnungseinreichung ist der einzige operative Vorgang, mit dem Mitarbeitende ihre bKV regelmäßig nutzen. Sie läuft direkt zwischen Mitarbeitendem und Versicherer, ohne dass der Arbeitgeber eingebunden ist — das ist datenschutzrechtlich entscheidend.
Drei typische Einreichungswege
App-basiert (Standard bei modernen Versicherern): Mitarbeitende fotografieren die Rechnung mit dem Handy, die App führt durch wenige Felder, der Antrag ist in unter zwei Minuten verschickt. Erstattung typischerweise innerhalb von 5 bis 10 Werktagen aufs Konto.
Web-Portal: Login über den Mitgliederbereich des Versicherers, Upload der Rechnung als PDF oder Bild. Etwas länger als die App, aber für Personen, die ungern mit dem Handy arbeiten, oft die bevorzugte Variante.
Papier per Post: Klassischer Weg über ein Formular und beigelegte Originalbelege. Bei modernen Versicherern stark rückläufig, aber noch überall möglich. Bearbeitungszeit liegt häufig bei 2 bis 3 Wochen, weil zusätzlich Postlaufzeit anfällt.
Was auf der Rechnung stehen muss
- Name und Geburtsdatum des Patienten oder der Patientin
- Datum der Behandlung
- Behandelnde Person mit Anschrift und Qualifikation
- Diagnose oder Behandlungsgrund
- Einzelne Leistungen mit Gebührenziffern
- Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer separat ausgewiesen
Wie schnell die Erstattung kommt
Bei App-basierten Einreichungen sind 5 bis 10 Werktage Standard, bei Web-Portal-Einreichungen 7 bis 14 Tage, bei Papier 2 bis 4 Wochen. Erstattet wird per Überweisung auf das vom Mitarbeitenden hinterlegte Konto.
Was der Arbeitgeber sieht (nämlich nichts)
Der Arbeitgeber erhält zu keinem Zeitpunkt Informationen über eingereichte Rechnungen, Diagnosen oder genutzte Leistungen einzelner Mitarbeitender. Die einzigen Daten, die zurück zum Arbeitgeber fließen, sind aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken — etwa der Anteil der Belegschaft, die in einem Jahr mindestens eine Leistung eingereicht hat.