§ 40 Abs. 1 EStG (Pauschalierung)

Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG ist die zweite Möglichkeit, die bKV oberhalb der 50-Euro-Freigrenze pauschal zu versteuern. Der Arbeitgeber trägt die Lohnsteuer, allerdings nicht zu einem festen Satz, sondern zu einem individuell ermittelten Durchschnittssatz seines Betriebs. In den meisten Konstellationen ist sie die günstigste der vier Varianten — aber auch die mit dem größten Verwaltungsvorlauf.

Der entscheidende Vorteil: Sozialversicherungsfreiheit

Anders als bei § 37b EStG bleibt der Beitrag nicht sozialversicherungspflichtig. Damit entfallen sowohl der Arbeitgeber- als auch der Arbeitnehmeranteil.

Die Wirkung ist doppelt: Der Arbeitgeber spart seinen Anteil, und beim Mitarbeitenden kommt die Leistung ungeschmälert an, weil kein eigener Beitrag abgezogen wird. Gerade der zweite Punkt macht die Variante in der Kommunikation gegenüber der Belegschaft deutlich einfacher als § 37b EStG.

Der Durchschnittssatz

Statt eines gesetzlich festgelegten Satzes wird ein Durchschnittssatz herangezogen, der die Steuerbelastung der betroffenen Mitarbeitenden abbildet. Er hängt damit an der Gehaltsstruktur des Betriebs: In einem Unternehmen mit überwiegend niedrigeren Einkommen fällt er niedriger aus als in einem mit hohen Gehaltsniveaus.

Praktische Folge: Wie günstig die Variante ausfällt, lässt sich nicht allgemein sagen. Der Vergleich mit § 37b EStG muss für den konkreten Betrieb gerechnet werden — und er kann sich über die Jahre verschieben, weil der Satz jährlich neu ermittelt wird.

Das Antragsverfahren

Die Variante ist antragspflichtig. Der Durchschnittssatz muss beim Finanzamt beantragt und die Ermittlung nachvollziehbar dargelegt werden. Daraus ergeben sich zwei Konsequenzen für die Planung:

• Vorlauf: Eine kurzfristige oder unterjährige Einführung ist damit schwer darstellbar. Wer zum nächsten Quartal starten will, kommt an § 37b EStG meist nicht vorbei.
• Wiederkehrender Aufwand: Die jährliche Neuermittlung bindet dauerhaft Kapazität in der Lohnbuchhaltung — ein Punkt, der bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung mitgehört.

Die beiden Begrenzungen

1.000 Euro je Arbeitnehmendem und Jahr. Bei höheren Jahresbeiträgen greift die Variante nicht mehr. Zur Einordnung: Bei einem Monatsbeitrag von 83 Euro ist die Grenze erreicht. Für die meisten Budgetstufen liegt der tatsächliche Beitrag deutlich darunter, sodass die Grenze in der Praxis selten stört — bei hohen Budgets mit umfangreichen Zusatzmodulen aber sehr wohl.

Nur eigene Arbeitnehmende. Freie Mitarbeitende, Geschäftspartner oder ähnliche Empfangende lassen sich über diese Variante nicht einbeziehen.

Voraussetzung: Behandlung als sonstiger Bezug

Die Variante setzt voraus, dass der Beitrag als sonstiger Bezug behandelt wird, also nicht als laufender Arbeitslohn. Wie das in der konkreten Lohnabrechnung abgebildet wird und welche Auswirkungen das auf die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung hat, gehört vor der Entscheidung mit der Lohnbuchhaltung geklärt. Dieser Punkt ist der häufigste Stolperstein bei der Umsetzung — und er entscheidet darüber, ob der Hauptvorteil der Variante überhaupt eintritt.

Ab wann sich der Aufwand lohnt

Erfahrungsgemäß rechnet sich das Antragsverfahren ab etwa 20 Mitarbeitenden. Die Logik dahinter ist einfach: Der Aufwand — Antrag, Nachweis, jährliche Neuermittlung — bleibt weitgehend gleich, unabhängig davon, ob 15 oder 150 Personen versichert sind. Die eingesparte Sozialversicherung wächst dagegen mit jeder versicherten Person mit.

Unterhalb dieser Größenordnung steht der Verwaltungsaufwand häufig in keinem guten Verhältnis zur Ersparnis. Oberhalb dreht sich das Bild deutlich.

Der direkte Vergleich mit § 37b EStG

• Sozialversicherung: § 40 Abs. 1 beitragsfrei, § 37b beitragspflichtig auf beiden Seiten — der wichtigste Unterschied
• Antrag: § 40 Abs. 1 erforderlich, § 37b nicht
• Satz: § 40 Abs. 1 individuell und jährlich neu, § 37b fest bei 30 Prozent
• Höchstbetrag: § 40 Abs. 1 bei 1.000 Euro, § 37b bei 10.000 Euro je Kopf und Jahr
• Empfangende: § 40 Abs. 1 nur eigene Arbeitnehmende, § 37b auch darüber hinaus

Fazit

§ 40 Abs. 1 EStG ist die günstigere, aber aufwendigere Variante. Sie lohnt sich bei größeren Belegschaften und Jahresbeiträgen bis 1.000 Euro je Kopf, wenn genug Vorlauf für das Antragsverfahren besteht. Wer schnell starten will, darüber liegt oder Personen außerhalb der eigenen Belegschaft einbeziehen möchte, fährt mit § 37b EStG besser.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich ist § 40 EStG in der jeweils geltenden Fassung.