Muss ich meine Mitarbeitenden über die Versteuerung informieren?

Ja. Sobald eine Versteuerung erfolgt — gleich nach welcher der vier Varianten — sind Sie verpflichtet, die Mitarbeitenden darüber schriftlich zu informieren.

Die Formanforderungen

Eine E-Mail genügt, eine Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich. Es geht um die Information, nicht um eine Zustimmung.

Die Mitteilung sollte trotzdem so abgelegt sein, dass sie im Prüfungsfall nachweisbar ist — etwa als Serien-E-Mail mit Versanddatum oder als Beilage zur Lohnabrechnung. Eine mündliche Information in der Betriebsversammlung erfüllt die Anforderung nicht.

Was sinnvollerweise darin steht

• Welche Leistung betroffen ist
• Nach welcher Variante versteuert wird
• Ab wann die Regelung gilt
• Ob und wie sich das auf das Netto auswirkt

Der Punkt, der über die Akzeptanz entscheidet

Die Auswirkung auf das Netto ist der wichtigste Teil der Mitteilung. Bei der Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG und bei der Nettolohnversteuerung ändert sich für die Mitarbeitenden nichts — das darf ruhig deutlich gesagt werden.

Bei § 37b EStG bleibt der Sozialversicherungsanteil bestehen und mindert das Netto, und bei der Behandlung als regulärer geldwerter Vorteil tragen die Mitarbeitenden Steuer und eigenen Anteil selbst. In diesen Fällen ist eine Erklärung sinnvoll, bevor die erste Abrechnung Fragen auslöst.

Zeitpunkt der Information

Praktisch bewährt hat sich, die Information mit der Einführungskommunikation zu verbinden, statt sie nachzuschieben. Wer die steuerliche Behandlung von Anfang an mit erklärt, vermeidet den Eindruck, es sei etwas verschwiegen worden.